Icône Numéros pour iOS / iPadOS

Nos iPhones et iPads sont parfaits pour la collecte de données sur le terrain; ils sont portables, ne nécessitent pas l'utilisation d'un clavier et peuvent se connecter au cloud de presque n'importe où. L'application de feuille de calcul Numbers gratuite d'Apple est un outil parfait pour analyser les données capturées sur les appareils mobiles, et elle a également une fonctionnalité relativement inconnue qui crée des formulaires de saisie faciles à utiliser. Aujourd'hui, je vais vous montrer comment créer un formulaire avec des nombres sur iPhone et iPad.

Commencez avec une feuille de calcul

Pour commencer, vous aurez besoin d'une idée des données que vous souhaitez capturer. La façon la plus simple de le faire est de créer une feuille de calcul dans Numbers contenant les champs de données dans des colonnes individuelles, chaque ligne étant un enregistrement (ou une instance) distinct. À titre d'exemple, créons une feuille de calcul qui peut être utilisée pour suivre les dépenses par carte de crédit. Nous voulons suivre les points de données suivants:

  • Heure et date d'une accusation
  • Carte utilisée (en supposant que nous avons plus d'une carte de crédit)
  • Vendeur (où nous avons effectué l'achat)
  • Montant d'achat
  • Catégorie (si nous voulons voir combien nous dépensons pour certains articles)
  • Notes (commentaires généraux sur un achat)

Pour ce faire, nous lançons Numbers, appuyez sur le bouton + dans le coin supérieur droit de l'écran pour créer une nouvelle feuille de calcul et sélectionnez «Blank» dans les modèles.

Ensuite, nous allons commencer en haut de la feuille de calcul (ligne 1) et entrer les champs ou points de données que nous souhaitons capturer. Pour ce faire, appuyez sur une cellule vide (A1, par exemple), puis tapez le nom du champ (date et heure, par exemple). Lorsque nous avons fait cela pour tous les éléments que nous souhaitons capturer, nous avons quelque chose qui ressemble à ceci:

Les bases
Le «tableur de base des frais de carte de crédit»

Maintenant, nous devons ajouter le format correct pour chaque colonne. Pour ce faire, appuyez sur le haut d'une colonne ("A" comme exemple) pour mettre en surbrillance la colonne, puis appuyez sur le bouton Format – il ressemble à un pinceau. Étant donné que la colonne A est notre date et heure, sélectionnez Date et heure, puis appuyez sur le bouton info (encerclé «I») pour sélectionner un format de date (j'ai choisi M / D / YY) et un format d'heure (j'ai sélectionné H: MM) .

D'autres formats sont assez faciles; les colonnes Vendor et Notes ne sont que du texte général et la colonne Amount est Currency ($ X.XX). Mais je voulais faire quelque chose de spécial pour les colonnes «Carte utilisée» et «Catégorie», j'ai donc sélectionné «Menu contextuel» comme format. Cela signifie que je peux créer un menu contextuel pour ce champ qui contient des choix définis. Pour la carte utilisée, j'ai configuré «Visa», «Amex» et «Apple Card», de sorte que lorsque je vais saisir la carte de crédit que j'ai utilisée, je choisis simplement l'une des trois cartes dans le menu contextuel (voir capture d'écran au dessous de). J'ai fait quelque chose de similaire pour Catégorie, en définissant des catégories comme «Automobile», «Épicerie», «Divertissement», «Restaurant», «Taxes», etc.

Création du menu contextuel pour
Création du menu contextuel pour «Carte utilisée»

Une fois les formats définis pour les différentes colonnes de la feuille de calcul, il est temps de créer notre formulaire d'inscription.

Faire le formulaire

Les chiffres sont suffisamment «intelligents» pour savoir que nous pourrions vouloir créer un formulaire à utiliser pour saisir facilement des informations pour ces champs, donc si nous tapons sur le bouton gris + en haut à gauche de la feuille de calcul, il nous demande si nous souhaitons créer une nouvelle feuille ou un nouveau formulaire. Sélectionnez «Nouveau formulaire» et Numbers crée votre formulaire d'inscription (voir capture d'écran ci-dessous).

Un exemple de formulaire de saisie pour notre exemple de base de données de débit de carte de crédit, avec le clavier de saisie de l'heure et de la date en bas
Un exemple de formulaire de saisie pour notre exemple de base de données de débit de carte de crédit, avec le clavier de saisie de l'heure et de la date en bas

Ce que vous voyez maintenant est un formulaire simple qui est plus facile à saisir des données que de simplement taper dans une feuille de calcul. En haut se trouve «Appuyez pour ajouter un titre». Maintenant, il s'agit en fait de notre champ de date et d'heure (colonne A), donc appuyer dessus fait apparaître un clavier de saisie d'heure et de date. Si je tape «maintenant», l'heure et la date de l'entrée sont entrées comme «titre» (ou première colonne) de l'entrée.

Taper sur la carte utilisée fait apparaître le menu contextuel, dans lequel j'ai sélectionné la carte Apple. Appuyez sur Vendor, et ici je peux utiliser le clavier pour taper le nom du magasin. Appuyez sur Montant, et un clavier numérique apparaît pour que je puisse entrer le montant en dollars pour mon entrée. Catégorie fait apparaître un autre menu contextuel avec mes différentes catégories répertoriées, et enfin je peux taper une courte note (comme «papier toilette acheté») à mon entrée.

Appuyer sur Terminé ajoute mes entrées effectuées sur le formulaire à une nouvelle ligne sur la feuille de calcul. Chaque entrée que je crée est ajoutée sur une ligne distincte.

Il y a quelques autres choses que vous pouvez faire pour embellir votre feuille de calcul et le formulaire. Au lieu de «Feuille 1» et «Tableau 1» – les titres par défaut pour la feuille de calcul et le formulaire – j'ai tapé et maintenu ces titres pour les changer en «Frais» et «Entrer les frais».

Navigation vers l'entrée précédente, ajout d'une nouvelle entrée, suppression d'une entrée et passage à l'entrée suivante dans un formulaire.
Navigation vers l'entrée précédente, ajout d'une nouvelle entrée, suppression d'une entrée et passage à l'entrée suivante dans un formulaire.

Le formulaire est non seulement utile pour saisir de nouvelles entrées mais également pour modifier des entrées existantes (voir l'image ci-dessus). En utilisant les flèches gauche et droite au bas du formulaire, vous pouvez parcourir les entrées que vous avez faites. Besoin d'en supprimer un? Appuyez sur le bouton Corbeille. Ajouter une autre entrée? Appuyez sur le bouton + en bas du formulaire.

Analyser les données

Une fois que vous avez entré vos données, vous pouvez en faire beaucoup. Pour quelque chose comme cette «base de données» de débit de carte de crédit, je voudrais la partager avec ma femme. Je peux le faire en appuyant sur le bouton "Ajouter des personnes" en haut de la feuille de calcul. Besoin de l'envoyer à quelqu'un? Appuyez sur le bouton Plus (…) en haut, sélectionnez Partager, et je peux envoyer via AirDrop, Mail ou Messages. Vous voulez l'enregistrer en tant que feuille de calcul Excel ou PDF? Appuyez sur le bouton Plus et sélectionnez Exporter.

Bien que cet article ne soit pas censé être un didacticiel complet sur les nombres, vous pouvez également utiliser des filtres pour «découper et découper» vos données. Appuyer sur le bouton Filtres me permet de trier mes données, de les filtrer (en affichant uniquement les lignes correspondant aux règles que je spécifie) ou de regrouper les lignes en catégories.

Supposons que je souhaite voir mes données regroupées par type de carte de crédit utilisée. Sous Filtres, j'appuie sur Catégories, sur Ajouter une catégorie, puis sur Carte utilisée. En triant la colonne Date et heure, lorsque je regarde ma feuille de calcul des frais, je vois les entrées regroupées par carte avec des dates croissantes (voir l'image ci-dessous).

Affichage de la feuille de calcul des frais par carte de crédit, triée par date
Affichage de la feuille de calcul des frais par carte de crédit, triée par date

Conclusion

Malheureusement, si vous chargez votre feuille de calcul dans les versions Mac ou iCloud de Numbers, vous ne verrez pas votre formulaire! J'espère que c'est quelque chose qu'Apple prévoit d'ajouter à l'avenir.

Pour des guides d'utilisation complets sur la façon d'utiliser Numbers si vous n'êtes pas familier avec les feuilles de calcul, voici quelques liens utiles: