Microsoft Office existe depuis des années sur Mac, et la société de logiciels a créé des applications iPhone distinctes pour Word (traitement de texte), Excel (feuille de calcul) et PowerPoint (présentation). Le mois dernier, Microsoft a sorti une toute nouvelle Microsoft Office pour iPhone qui comprend de nouvelles fonctionnalités et consolide trois applications en une seule. Bien sûr, vous pouvez toujours télécharger et utiliser les applications distinctes si vous le souhaitez, mais il existe des raisons impérieuses de les remplacer par Office pour iPhone.

L'application gratuite est très appréciée pour avoir éliminé les fonctionnalités inutiles qui n'ont pas de sens sur un petit écran de smartphone tout en ajoutant des fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères (OCR) et PDF qui rationalisent la sortie et l'entrée de données. Il a obtenu une note de 4,6 (sur 5) sur l'App Store, ainsi qu'un prix Editor's Choice de l'App Store. Nous allons jeter un coup d'oeil.

L'application

L'application Microsoft Office présente une interface utilisateur très simple lors de son lancement. Un écran d'accueil affiche les documents qui ont été créés ou modifiés récemment, il y a un seul bouton coloré pour créer de nouveaux documents, et il y a un bouton Actions qui a des fonctions très spécifiques (voir capture d'écran ci-dessous).

L'écran Actions ajoute beaucoup de puissance à l'application Office
L'écran Actions ajoute beaucoup de puissance à l'application Office

Le premier élément de l'écran Actions est Transférer des fichiers. Maintenant, le transfert de fichiers vers et depuis un Mac ou un autre appareil iOS / iPadOS est assez simple à l'aide d'AirDrop, mais que faire si vous devez envoyer un document Word, Excel ou PowerPoint à un PC dans votre bureau ou à la maison? Appuyez sur Transférer des fichiers et vous êtes invité à accéder à transfer.office.com sur l'ordinateur avec lequel vous souhaitez transférer des fichiers. Faites-le et un code QR est généré (voir capture d'écran ci-dessous):

Transférer des fichiers fournit un moyen rapide et sécurisé de transférer des fichiers entre l'iPhone et n'importe quel ordinateur via n'importe quel navigateur Web.
Transférer des fichiers fournit un moyen rapide et sécurisé de transférer des fichiers entre iPhone et n'importe quel ordinateur via n'importe quel navigateur Web.

Depuis l'iPhone, il vous suffit d'appuyer sur Envoyer ou recevoir en fonction de la façon dont vous souhaitez transférer le (s) fichier (s) et vous êtes invité à scanner le code QR sur l'ordinateur. Après avoir vérifié que les deux appareils (ordinateur et iPhone) affichent le même numéro de vérification, l'application ouvre une boîte de dialogue pour sélectionner les fichiers à transférer. Cette fonctionnalité élimine le besoin d'envoyer des documents par e-mail à des PC ou à d'autres ordinateurs qui ne bénéficient pas d'AirDrop. Tant que l'autre appareil dispose d'un navigateur Web, vous pouvez transférer des fichiers vers et depuis celui-ci.

Voici deux actions qui utilisent la reconnaissance optique des caractères: Image en texte et Image à la table. Vous souhaitez capturer du texte à inclure dans une note ou un document Word? Appuyez sur Image en texte, prenez une photo du texte que vous souhaitez capturer, utilisez un ensemble de poignées pour recadrer l'image, puis Office se met au travail. Comme vous pouvez le voir sur la photo ci-dessous, il fait un très bon travail avec l'OCR, même en capturant les marques d'accentuation sur un nom.

Office pour iPhone peut prendre une image de n'importe quel texte et la convertir en texte modifiable
Office pour iPhone peut prendre une image de n'importe quel texte et la convertir en texte modifiable

Le texte peut être copié ou partagé, le bouton Partager ouvrant une feuille de partage iOS standard. Copiez le texte et il peut être collé dans un document ou une note Word.

Image to Table effectue une tâche similaire, sauf qu'il est conçu pour prendre des informations imprimées sous forme de tableaux et faciliter leur ajout à une feuille de calcul. La surbrillance rouge dans la capture d'écran ci-dessous indique les éléments qui nécessitent un examen; J'ai choisi de les ignorer tous et le tableau numérisé – après avoir appuyé sur le bouton "Ouvrir dans Excel" – était toujours très précis, sauf pour avoir des signes en dollars dans une colonne distincte des montants en dollars.

Prenez une image de n'importe quel tableau et il est converti en une feuille de calcul
Prenez une image de n'importe quel tableau et il est converti en une feuille de calcul

Les quatre autres actions sont Signer un PDF, Numériser au format PDF, Images au format PDF, et Document au format PDF. Signer un PDF vous permet d'ouvrir un document PDF et d'y ajouter une signature. Les signatures peuvent être stockées pour une utilisation future, ce qui est très utile si vous devez signer un grand nombre de documents PDF lorsque vous êtes mobile. La numérisation au format PDF est similaire à la fonction de l'application Notes d'Apple; vous pouvez prendre une photo d'un document et la stocker au format PDF. Numérisation vers PDF propose des modes de création de PDF à partir de documents imprimés, de photos et de tableaux blancs.

Images au format PDF prend une image précédemment capturée d'un document ou d'un tableau blanc stocké dans votre bibliothèque de photos et la transforme en PDF, tandis que Document au format PDF récupère tout document que vous avez stocké dans Office et l'enregistre au format PDF. Des outils d'annotation simples et la possibilité d'enregistrer dans divers services cloud sont utiles.

Enfin, un scanner de code QR est intégré à Actions.

Il y a un simple Remarques fonction intégrée à l'application, accessible à partir du bouton Plus (+). Comme l'application Notes d'Apple, elle est assez simple, vous permettant de faire un formatage limité, d'insérer des photos, de changer une couleur de tag qui apparaît en haut de la note.

Comme vous pouvez l'imaginer avec toutes les capacités de numérisation de cette application, elle tire parti de la technologie Lens de Microsoft. Lentille vous permet de prendre des photos de tableaux blancs ou de documents imprimés, puis améliore la photo en la recadrant, en la rendant plus nette et en la redressant. Je l'ai utilisé pour prendre une photo de mon clavier MacBook (voir ci-dessous), j'ai changé la photo en noir et blanc, puis je l'ai enregistrée en tant qu'image. Tous les recadrages et redressements ont été effectués automatiquement.

L'objectif prend des photos de documents ou de tableaux blancs, puis les améliore avec un recadrage, une netteté et un redressement automatiques
L'objectif prend des photos de documents ou de tableaux blancs, puis les améliore avec un recadrage, une netteté et un redressement automatiques

Le dernier des trois boutons accessibles à partir du bouton Plus est Documents, ce qui ouvre l'écran suivant:

Appuyez sur le bouton Documents pour créer de nouveaux documents en numérisant (ou en ouvrant des photos), en utilisant un document vierge ou un modèle pré-formaté
Appuyez sur le bouton Documents pour créer de nouveaux documents en numérisant (ou en ouvrant des photos), en utilisant un document vierge ou un modèle pré-formaté

Ensuite, je vais décrire les fonctionnalités de base de chacun des trois composants d'Office – Word, Excel et PowerPoint.

Mot

Franchement, j'aime ce que Microsoft a fait avec Word. Avouons-le; ce n'est pas comme si quelqu'un allait écrire un long document sur un iPhone, ils ont donc facilité la saisie de texte en le numérisant et vous pouvez également utiliser la dictée Siri pour saisir du texte au lieu de taper sur le clavier virtuel.

Il existe un grand nombre de «polices compatibles Office» qui peuvent être téléchargées et utilisées dans votre document. La mise en forme des paragraphes n'est qu'à quelques touches et il existe un ensemble complet de styles pour égayer votre document. Il est facile d'insérer une page, un tableau, des images, des formes, des zones de texte, des icônes (il y a une énorme liste d'icônes monochromes simples), des liens et même des commentaires, des équations, des en-têtes et des pieds de page dans votre document. Vous souhaitez ajouter ou modifier une note de bas de page ou de fin? C’est aussi possible.

La fonctionnalité Word de Microsoft Office pour iPhone offre beaucoup de puissance dans une interface utilisateur très bien conçue
La fonctionnalité Word de Microsoft Office pour iPhone offre beaucoup de puissance dans une interface utilisateur très bien conçue

Les outils de dessin sont intégrés pour ajouter des diagrammes, et un ensemble complet d'outils de mise en page définit les marges, l'orientation de la page, la taille de la page et les sauts de page.

Même si vous n'écrirez pas un long document sur votre iPhone, vous voudrez peut-être relire et commenter un rapport qui vous est envoyé. Effectivement, il existe des outils de révision qui rivalisent avec ceux du bureau Word. Ajoutez des commentaires, suivez les modifications, voire empêchez d'autres auteurs d'apporter des modifications. Je souhaite que cela ait été disponible à l'époque où j'écrivais des livres et a dû échanger des mises à jour sans fin avec mon éditeur!

Exceller

Je ne suis pas un grand fan de l'utilisation tout application de feuille de calcul sur un iPhone, tout simplement parce que l'interface tactile rend assez difficile l'insertion et la modification précises des informations dans ces minuscules cellules. Cependant, si vous avez besoin de travailler sur des feuilles de calcul Excel en déplacement, la version Office de l'application vous sera très utile.

Par exemple, supposons que vous ayez besoin de suivre les dépenses liées aux déplacements professionnels et que le service comptable de votre entreprise vous fournisse un modèle Excel pour cela. Il vous suffit d'ouvrir cette feuille de calcul d'un simple toucher et il est très facile d'ajouter des éléments de campagne et des montants en dollars.

Mettez en surbrillance une colonne de chiffres avec un seul robinet et Excel affiche automatiquement la somme, la moyenne, le nombre de tous les articles et les montants maximum et minimum dans cette colonne. Le basculement entre une seule feuille et une vue qui montre toutes les feuilles d'un classeur prend également un coup.

Même l'ajout de formules est simple. Appuyez sur une cellule, appuyez sur le bouton de fonction (fx), et une énorme liste de fonctions apparaît, agrégées par type (ingénierie, statistiques, date et heure, etc.).

Des centaines de fonctions de formule sont disponibles dans Excel
Des centaines de fonctions de formule sont disponibles dans Excel

Le geste habituel de «pincement inversé» de l'iPhone zoome dans la feuille de calcul, donc ces minuscules cellules dont je me plaignais ne sont pas si difficiles à modifier. Encore une fois, Microsoft a inclus des outils de mise en forme complets, la possibilité d'insérer du texte, des dessins ou des images et des outils de révision pour la collaboration. Si vous devez trier ou filtrer des données dans une feuille de calcul, c'est également possible.

Même l'impression d'une feuille de calcul via AirPrint était rapide et facile. J'ai pu appuyer sur un bouton de «mise à l'échelle» dans la boîte de dialogue Imprimer pour qu'Excel redimensionne automatiquement une feuille de calcul pour qu'elle tienne sur une seule page.

Power Point

À ce stade, vous devez vous rendre compte que vous obtenez une version de la célèbre application PowerPoint de Microsoft qui est «de bonne taille» pour l'iPhone. Toute présentation PowerPoint peut être téléchargée ou transférée sur votre iPhone pour modification et mises à jour, vous pouvez créer une présentation totalement nouvelle sur une page vierge ou dans l'un des nombreux modèles fantaisie, ou vous pouvez créer un diaporama en sélectionnant simplement des images de la photothèque.

Il existe un large éventail d’effets d’animation et de transition qui peuvent être appliqués aux diapositives, de sorte que votre présentation n’a pas besoin d’être statique. Une fois que vous avez préparé une présentation ou mis à jour une présentation existante, elle peut être envoyée à un projecteur via une clé électronique ou une connexion Apple TV. Comme avec l'application Keynote d'Apple pour iPhone, il existe un «pointeur laser» virtuel pour mettre en évidence les éléments sur vos diapositives.

Ce qu'un abonnement Office 365 ajoute

Plus tôt, j'ai mentionné que vous pouvez déverrouiller toutes les fonctionnalités des applications de composants si vous êtes un abonné Office 365 à 6,99 $ par mois pour un Mac et tous vos appareils mobiles ou 9,99 $ pour une licence domestique qui couvre cinq Mac ou PC et tous appareils mobiles. La mise à niveau est aussi simple que d'effectuer un achat via l'application, et vous bénéficiez également de 1 To de stockage OneDrive inclus.

Dans Word, vous pouvez insérer des sauts de section, activer des colonnes dans la mise en page, personnaliser les en-têtes et les pieds de page pour différentes pages, modifier l'orientation de la page, suivre et réviser les modifications, ajouter des couleurs personnalisées aux formes, insérer et modifier WordArt, ajouter des ombres et des styles de réflexion aux images , ajoutez et modifiez des éléments de graphique et mettez en surbrillance les cellules du tableau avec un ombrage de couleur personnalisé.

Les modules complémentaires Excel avec Office 365 incluent la possibilité de personnaliser les styles et les dispositions de tableau croisé dynamique, d'ajouter des couleurs personnalisées aux formes, d'insérer et de modifier WordArt, d'ajouter des ombres et des styles de réflexion aux images, et d'ajouter et de modifier des éléments de graphique.

Presque tous les modules complémentaires Excel pour les abonnés Office 365 sont disponibles dans PowerPoint, ainsi que la possibilité de vérifier vos notes de conférencier pendant que vous présentez avec Presenter View.

Conclusion

Qu'on le veuille ou non, Microsoft Office est la norme de facto pour une suite bureautique dans de nombreuses grandes et petites entreprises, il est donc bon de voir que Microsoft a créé une application tout-en-un pour iPhone qui permet aux guerriers mobiles de faire beaucoup de leur travail de n'importe où.

J'ai été particulièrement impressionné par les fonctions image vers texte et images vers tableau, qui facilitent la capture de texte pour une édition en déplacement. Microsoft Office pour iPhone est un outil gratuit puissant, et l'ajout de l'abonnement Office 365 non seulement déverrouille certaines fonctionnalités mobiles utiles, mais vous offre également la version Mac ou PC d'Office. Ce n'est pas une mauvaise affaire, à moins du coût d'un mois d'Apple Music pour une puissante suite de productivité multiplateforme qui est plus compatible que les pages, les numéros et Keynote d'Apple.